ระเบียบการขอใช้ห้องประชุมออนไลน์ (Zoom Meeting)
ระบบบริหารจัดการห้องประชุม (Zoom Meeting)
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาร้อยเอ็ด เขต 1
1. วัตถุประสงค์
เพื่อให้การบริหารจัดการการใช้ห้องประชุมออนไลน์ (Zoom Meeting) ของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาร้อยเอ็ด เขต 1 เป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อทางราชการ
2. ผู้มีสิทธิ์ขอใช้บริการ
- บุคลากรภายใน: ผู้อำนวยการกลุ่ม, ศึกษานิเทศก์ และบุคลากรในสังกัด สพป.ร้อยเอ็ด เขต 1
- สถานศึกษา: ผู้บริหารสถานศึกษา และครูในสังกัด สพป.ร้อยเอ็ด เขต 1
- หน่วยงานภายนอก: ต้องได้รับอนุญาตจากผู้อำนวยการเขตพื้นที่การศึกษาฯ เป็นกรณีพิเศษ
3. ขั้นตอนการจองห้องประชุม
- ผู้ขอใช้บริการต้องทำการจองผ่าน ระบบบริหารจัดการห้องประชุม (ZoomOBEC) เท่านั้น
- ควรทำการจองล่วงหน้า อย่างน้อย 3 วันทำการ ก่อนถึงวันใช้งาน เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบความพร้อมและอนุมัติรายการ
- กรณีเร่งด่วน (จองล่วงหน้าน้อยกว่า 1 วัน) ให้ทำการจองในระบบ แล้วโทรแจ้งเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบทันที
4. ข้อปฏิบัติในการใช้งาน
- เวลาทำการ: ให้บริการในวันและเวลาราชการ (08.30 - 16.30 น.) หากต้องการใช้นอกเวลาราชการหรือวันหยุด ต้องระบุเหตุผลความจำเป็นในช่องหมายเหตุ
- Host (ผู้เปิดห้อง): ผู้จองจะต้องประสานงานกับเจ้าหน้าที่ IT เพื่อขอรับ Link หรือ Host Key ในการเปิดห้องประชุม (หากได้รับสิทธิ์ Host เอง)
- การบันทึกการประชุม: หากต้องการบันทึกวิดีโอ (Record) ให้แจ้งล่วงหน้า หรือบันทึกลงเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัวของผู้จอง (Local Recording)
- ความเหมาะสม: ห้ามใช้ห้องประชุมเพื่อวัตถุประสงค์ทางการเมือง การพนัน หรือกิจกรรมที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรมอันดี
5. การยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงการจอง
- หากต้องการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงวันเวลา ต้องแจ้งเจ้าหน้าที่หรือทำการยกเลิกในระบบ ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วัน
- หากผู้จองไม่เข้าใช้งานเกิน 30 นาที โดยไม่แจ้งให้ทราบ จะถือว่าสละสิทธิ์ และเจ้าหน้าที่มีสิทธิ์ปิดห้องประชุมทันที
6. การจัดลำดับความสำคัญ
ในกรณีที่มีการขอใช้ห้องประชุมในวันและเวลาเดียวกัน จะพิจารณาอนุมัติตามลำดับความสำคัญ ดังนี้:
- การประชุมระดับเขตพื้นที่การศึกษา โดย ผอ.สพป. เป็นประธาน
- การประชุมของกลุ่มงาน/หน่วยงานภายใน สพป.
- การประชุมของสถานศึกษาหรือเครือข่ายพัฒนาคุณภาพการศึกษา
- รายการจองที่ส่งเข้าสู่ระบบก่อน (First Come, First Served)
หมายเหตุ: เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงห้องประชุมตามความเหมาะสม หรือยกเลิกการจองหากมีเหตุจำเป็นเร่งด่วนของทางราชการ โดยจะแจ้งให้ทราบล่วงหน้า